A transformação digital trouxe diversas mudanças para as nossas vidas, e uma delas é a utilização do contrato digital. Se você não sabe o que é e para que serve este tipo de documento, não se preocupe: vamos explicar tudo aqui neste artigo!
Primeiramente, no contexto do mundo corporativo, é fato que as pessoas estão buscando por soluções que otimizem o tempo e façam as negociações serem cada vez mais rápidas. Afinal, ninguém mais tem tempo sobrando para esperar que um contrato seja firmado em 30 dias. Ter mais agilidade nestes processos burocráticos é essencial.
E que tal se as empresas pudessem optar por diminuir a burocracia em contratações, por exemplo? Seria muito mais fácil, certo? É neste aspecto que o contrato digital é uma solução totalmente viável e que só traz vantagens para todas as partes.
Em suma, neste artigo você vai entender as principais vantagens do contrato digital, além de entender o que é, como implementar no seu negócio e, de quebra, conhecer uma plataforma de assinatura para que você possa assinar os seus contratos digitais em poucos cliques.
Vamos lá?
O que é contrato digital?
Em primeiro lugar, é importante que você tenha em mente o que é um contrato digital, antes de entender os benefícios. Este documento nada mais é do que um contrato ou acordo firmado totalmente de forma virtual, ou seja, através da internet, sem papel e caneta.
Um contrato digital é, portanto, um contrato como todos nós conhecemos, mas com a diferença de que é um documento em formato eletrônico, que tramita apenas em meios digitais.
Ou seja, é preciso elaborar, editar, enviar, assinar, monitorar e armazenar este tipo de documento de maneira digital. A melhor parte é que este fluxo de um contrato digital pode ser gerenciado em uma plataforma completa como a Contraktor!
Leia também: Criar assinatura digital: um passo a passo completo
Como funciona um contrato digital?
Agora que você já entendeu o que é um contrato digital, que é um contrato elaborado, firmado, assinado e armazenado eletronicamente, chegou a hora de entender como funciona este documento efetivamente.
Antes de mais nada, é importante enfatizar sobre a validade de um negócio jurídico, conforme o artigo 104 do Código Civil. Assim, um negócio jurídico é válido se:
- For realizado de forma prescrita ou não defesa em lei;
- Tratar de um objeto possível, lícito, determinado ou determinável;
- For realizado por agente capaz (ter aptidão para exercer pessoalmente os atos da vida civil).
Portanto, com um contrato digital não é diferente: este tipo de documento segue estes mesmos requisitos, já que o Código não impede que o contrato seja elaborado em meio eletrônico.
Porém, a forma como o documento é assinado é o que faz a maior diferença neste caso. Com um contrato digital, é preciso utilizar a assinatura eletrônica ou digital para que o documento tenha validade jurídica.
“Então um contrato digital tem validade jurídica?” Sim, isso se ele estiver assinado digitalmente da forma correta! Vamos esclarecer um pouco mais sobre isso no próximo item.
Leia também: Tudo sobre a validade jurídica dos documentos digitais
Contrato digital é válido?
Conforme mencionamos acima, o que garante a validade jurídica de um contrato eletrônico é a forma com que este documento é assinado. Portanto, para que seja válido, é preciso assinar com assinatura eletrônica ou digital.
A assinatura eletrônica permite que os participantes de um contrato assinem-o através de dados de comprovação como e-mail, CPF, IP do dispositivo e login e senha. Já para a assinatura digital, é preciso ter um certificado digital nos padrões ICP-Brasil para assinar o documento. Porém, estima-se que cerca de 95% das transações digitais possam ser assinadas com a assinatura eletrônica, sendo assim, a digital é necessária somente em casos muito específicos.
Então, já que a validade jurídica do contrato digital depende da forma como este é assinado, é importante entender um pouco mais sobre a Medida Provisória 2.200-2. Esta MP instituiu a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), que garante a integridade, autenticidade e validade jurídica dos documentos digitais, assim como dos certificados digitais. Ou seja, é a medida que garante a validade dos métodos de assinatura (assinatura eletrônica e assinatura digital).
Leia também: A assinatura digital substitui o reconhecimento de firma?
6 vantagens do contrato digital
Para que você entenda melhor sobre os benefícios que a adesão ao contrato digital pode oferecer ao seu negócio, separamos seus vantagens abaixo! Confira:
Mais velocidade e praticidade
Se você precisa de mais velocidade nas suas negociações, então optar por meios digitais é a melhor solução. Lidar com contratos manualmente requer tempo, dinheiro e paciência, já que é um fluxo caro, demorado e burocrático. Neste formato, é preciso enviar o contrato físico para todas as partes assinarem, receber o documento e analisar as informações e assinaturas, reconhecer firma no cartório, armazenar a papelada em gavetas… No fluxo digital, é possível realizar todas estas etapas em poucos cliques!
Mais segurança para todos
Ao contrário do que muitos pensam, os meios digitais podem oferecer mais segurança do que os meios físicos. No caso da assinatura de contratos, por exemplo, isso se confirma: existem diversos recursos com altos níveis de segurança para que os seus dados se mantenham livres de fraudes ou vazamentos, como é o caso da assinatura digital. Essa tecnologia utiliza meios como a criptografia, o carimbo do tempo, a hash de segurança, a autenticação em dois fatores e o uso de dados como e-mail, CPF ou até mesmo a biometria e selfie.
Redução de custos
Com a adesão dos documentos eletrônicos, se preocupar com os custos com a papelada deixa de ser uma realidade. Afinal, estes documentos são 100% digitais e não precisam de assinatura feita em caneta e papel. Então, há uma evidente redução de custos neste sentido. Com o contrato digital, você precisa apenas elaborar o documento e manter a plataforma para armazenamento e assinatura. O resto cai por terra, já que tudo está incluso na ferramenta. Assim, a rotina empresarial fica muito mais fácil e os custos diminuem de forma significativa!
Melhoria na gestão de documentos
Ao utilizar contratos digitais, você pode ter como auxílio uma plataforma completa de gestão dos seus documentos, que possui recursos para assinar, monitorar prazos e armazenar estes arquivos. Com uma ferramenta como essa, a melhoria na gestão dos documentos é enorme. Assim, é possível automatizar todo o fluxo de contratos de uma empresa.
Sustentabilidade
Como nós já mencionamos anteriormente, ao utilizar os documentos eletrônicos, você deixa de lado os gastos e o consumo excessivo de papel. Com isso, a empresa consegue ter processos mais sustentáveis e, como consequência, preservar o meio ambiente.
Mais organização
Um dos problemas mais comuns em empresas dos mais variados setores e portes é a desorganização quando o assunto é a administração de documentos. Afinal, com a quantidade de papéis arquivados em muitas gavetas, é muito fácil perder informações. Assim, o uso de contratos digitais e de uma plataforma de assinatura digital possibilitam uma melhoria perceptível na organização dos documentos.
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