"A assinatura digital substitui o reconhecimento de firma?"
Primeiramente, se você está lendo esse conteúdo, já deve saber alguns dos benefícios da assinatura digital, mas ainda tem dúvidas sobre a validade jurídica desse método, incluindo a substituição do reconhecimento de firma em cartório.
Deixa com a gente!
Ao terminar essa leitura, você saberá tudo o que precisa para, enfim, iniciar a utilização da assinatura digital em seus processos e dar adeus à papelada. Confira o que vamos abordar por aqui:
- A assinatura digital e a cultura do carimbo
- Fraudes e insegurança
- Como funciona o reconhecimento de firma hoje
- A assinatura digital substitui o reconhecimento de firma?
- Legislações sobre o reconhecimento de firma e assinatura digital
- 3 motivos que tornam a assinatura digital uma escolha segura
Antes de mais nada, é interessante compreender o que leva muitas pessoas a desacreditarem da validade jurídica dos meios digitais para assinar documentos. Entre tantos motivos, podemos destacar dois principais: cultura do carimbo e falta de informação.
Leia também: Como enviar documento em PDF para assinatura?
A assinatura digital e a cultura do carimbo
Sim, o Brasil é tomado por uma cultura habituada com selos, carimbos e protocolos que ainda lota tabelionatos. Mesmo atualmente, com a possibilidade de usar a assinatura digital que, em alguns minutos, tem sua autoria homologada, obtendo a mesma validade jurídica de um documento assinado à caneta.
Da mesma forma, quando paramos para analisar esse cenário e os motivos que levam as pessoas a optarem por esperar horas em filas ao invés de utilizar meios tecnológicos e mais rápidos, a falta de informação nos responde.
A princípio, muitos ainda não têm o conhecimento necessário para depositar confiança na assinatura digital. Isso pelas dúvidas relacionadas a vários aspectos: validade jurídica, segurança de dados, fraudes e muitas outras inseguranças.
Fraudes e insegurança
No entanto, em uma breve análise lógica, é possível concluir que fraudes, erros e perdas de informação são mais frequentes nos casos de documentos físicos. Isso porque eles estão suscetíveis à falhas humanas, extravios, modificações, acessos indevidos, entre outros fatores que colocam em risco a integridade de acordos, termos e contratos.
Contudo, é por isso que grandes empresas estão deixando para trás a cultura do carimbo, depositando – com razão – a sua confiança em meios tecnológicos. E, além disso, comprovadamente seguros para gerir documentos importantes.
Além da segurança, a agilidade em assinar documentos de forma digital soma mais benefícios, quando comparamos ao método tradicional de elaborar documentos, imprimir, enviar fisicamente para os signatários, receber de volta, armazenar em arquivos e zelar pela integridade a todo instante.
Como funciona o reconhecimento de firma hoje
De antemão, dois tipos de reconhecimento de firma existem atualmente: por autenticidade e por semelhança.
Enquanto no primeiro o signatário comprova pessoalmente que é o dono da assinatura, firmando-a diante do tabelião, no segundo, o notário verifica a autoria do documento com os registros arquivados em seu banco de dados.
Devido a essa maior rigidez, o reconhecimento por autenticidade costumava ser exigido em documentos migratórios ou compra/venda de bens.
Embora muita coisa tenha mudado no começo do século XXI, como a regulamentação Legal da assinatura eletrônica em 2001, ainda hoje, mais de 20 anos depois, existe resistência na adesão das assinaturas eletrônica e digital.
Validade Jurídica da assinatura digital
Tanto a assinatura digital quanto a assinatura eletrônica têm validade jurídica e são amparadas pela MP 2.200-2/2001 que, entre outras coisas, diz respeito à garantia da autenticidade, da integridade e da validade jurídica de documentos em forma eletrônica.
Já o órgão responsável por regular essa medida é o ICP Brasil – Estrutura de Chaves Públicas Brasileira, que é uma cadeia hierárquica de confiança e que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão.
Se você quer saber mais sobre a validade jurídica da assinatura digital e entender como se dá a segurança de todo o processo, baixe já o nosso Guia de Validade Jurídica!
Afinal, a assinatura digital substitui o reconhecimento de firma?
Sim, a assinatura digital, com o uso do certificado digital, tem a mesma validade jurídica que a assinatura à caneta para 95% das transações nacionais, independentemente de esta última trazer ou não o carimbo de um cartório.
A única exceção ainda fica por conta da compra/venda de imóveis, que exige escritura pública e da transferência de proprietário para um imóvel usado.
No mais, documentos de locação, contratos de prestação de serviços, aditamentos, atestados médicos, prontuários, declarações e tantos outros tipos de documentos podem ser assinados e autenticados em poucos segundos.
Com apenas alguns cliques, os participantes de um contrato – mesmo que em áreas geográficas diferentes – assinam documentos e renovam contratos à distância. Isso tudo com segurança, comodidade e validade jurídica!
Para saber mais sobre as diferenças jurídicas entre assinatura eletrônica e digital, leia este artigo! Essa leitura vai esclarecer tudo o que você precisa saber sobre o assunto.
Agora, acompanhe uma breve retrospectiva sobre o tema:
Legislações sobre reconhecimento de firma e assinatura digital
Em 2006, a Lei nº 11.419 — que criou o Processo Judicial Eletrônico (PJe). A lei dispõe que a partir de então era possível utilizar a assinatura eletrônica com certificado digital para os processos.
Em 2011, a Receita Federal tornou obrigatório o uso de certificado digital para a transmissão da DIPJ, por meio da Instrução Normativa nº 1.149/2011. Um marco para a enxurrada de obrigações fiscais que, ano a ano, passaram a ser feitas apenas de forma eletrônica. Assim, eliminando de vez o papel na relação dos contribuintes com o Fisco.
Em 2013, a mesma Receita Federal também aboliu definitivamente o reconhecimento de firma para qualquer cidadão – de acordo com a Portaria RFB nº 1.880/2013, alterada pela Portaria RFB nº 2.860/2017 . Nesse sentido, bastando a apresentação do documento original ou cópia autenticada com a assinatura feita na hora, exceto em caso de dúvidas quanto à autenticidade.
Cinco anos depois, seguindo o exemplo do Fisco, a Lei nº 13.726/2018 eliminou a exigência de reconhecimento de firma em todos os demais órgãos públicos. Assim, ficou cabendo apenas a confrontação, por parte do agente administrativo, da assinatura do cidadão com a de seu documento ou, estando presente, com a assinatura feita na presença do servidor.
Legislações de 2020
Já em 2020, diante da crise do Covid-19 e distanciamento social, foram divulgadas novas maneiras legais de viabilizar o uso da assinatura digital. A primeira divulgação, realizada em 19 de março, foi do Decreto nº 10.278, da Presidência da República. Em suma, o Decreto faz com que a digitalização de documentos públicos ou privados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais, mediante à assinatura digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
A segunda divulgação, feita em 14 de abril pelo Ministério da Economia, foi da Instrução Normativa nº 79/2020. Diz respeito à participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas. Devendo, assim, as assinaturas dos membros serem feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica.
A terceira divulgação foi da MP 951/2020 que, em 15 de abril, propôs que a emissão dos Certificados Digitais – documento de identificação necessário para emitir a assinatura digital – fossem emitidos a distância. Além disso, desde o dia 24 de abril, as Autoridades de Registro podem emitir certificados digitais por meio de videoconferência.
3 motivos que tornam a assinatura digital uma escolha mais segura
1 – Fraudes na assinatura digital são quase inexistentes
A assinatura digital é autenticada por meio de criptografia. Esse processo é validado com o Certificado Digital. Um documento único e intransferível, gerado a partir de dados pessoais de seu portador. Apenas com o uso do Certificado, a assinatura digital pode ser concluída. Não há assinaturas em símbolos visuais. Tudo é validado com criptografia e hash de segurança, um código alfanumérico que serve como identidade de cada documento.
2 – Apenas os assinantes têm acesso ao contrato
Com a necessidade que o documento físico tem de reconhecer firma, ser enviado por meios de transporte e passar por diversas áreas até ser finalizado, pessoas de fora da celebração podem ter acesso facilmente a informações sigilosas ou mesmo terem poder de alterações indevidas. Com o uso da assinatura digital, nenhum processo manual ocorre. Tudo é feito em ambiente digital e apenas as partes envolvidas têm acesso.
3 – Documentos digitais não precisam ser impressos
Esse fator se assemelha muito ao anterior. No entanto, eliminar a necessidade de assinatura por si só, impacta no pós assinatura, fase em que se destaca o armazenamento de documentos. Ao finalizar a assinatura digital, os documentos assinados ficam armazenados em nuvem, ou seja, em um servidor online, munido de criptografia, como o AWS. Isso garante que, mesmo depois de assinados, os documentos serão acessados apenas por pessoas autorizadas. Além disso, com o armazenamento em nuvem, os documentos ficam bem mais organizados, evitando extravios e perdas, que acontecem frequentemente quando se armazena documentos físicos.
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