A cena é cada vez mais comum: você recebe por e-mail um contrato de prestação de serviços, uma proposta comercial ou um termo de responsabilidade. Ao invés de imprimir, assinar à mão, reconhecer firma e escanear de volta, aquele processo que parece nunca ter fim, surge o convite para movimentar tudo online. Surge a dúvida: realmente é possível garantir a validade jurídica do que foi assinado de forma digital? O que dá confiança para aceitar, e quando é melhor pedir outros tipos de garantia?
Com a digitalização dos processos, a assinatura eletrônica cresceu de forma surpreendente no Brasil. No primeiro semestre de 2025, por exemplo, o uso da ferramenta da GOV.BR avançou 90% em comparação ao ano anterior, alcançando 95 milhões de assinaturas digitais (fonte GOV.BR). É um salto que revela mudanças profundas na cultura empresarial, e também nos cuidados para garantir conformidade jurídica, praticidade e segurança.
Assinatura digital ou assinatura eletrônica: entenda a diferença
Um ponto inicial para não se confundir é a distinção entre assinatura digital e assinatura eletrônica. Muita gente usa como sinônimos, mas existem diferenças fundamentais, e elas afetam diretamente onde, como e quando cada uma serve para proteger documentos e as partes envolvidas.
- Assinatura eletrônica: é qualquer forma de manifestação de vontade feita de forma eletrônica. Pode ser um clique, um código enviado por SMS, a digitação de um nome ou até uma validação biométrica. No contexto empresarial, normalmente envolve login/senha, autenticação de duplo fator ou reconhecimento facial/biométrico.
- Assinatura digital: já é uma categoria dentro das assinaturas eletrônicas, mas com uma camada adicional: ela utiliza criptografia e um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora reconhecida. Isso garante autenticidade, integridade e não-repúdio ao documento.
A assinatura eletrônica pode ter validade jurídica em muitos casos, mas a assinatura digital (aquela com certificado digital padrão ICP-Brasil) geralmente garante aceitação máxima em contratos empresariais, financeiros e documentos com exigências legais específicas por causa do certificado digital.
A segurança de um contrato começa pela clareza sobre quem está assinando.
Validade jurídica: o que a lei brasileira exige
No Brasil, vários dispositivos legais reconhecem e respaldam o valor probante de documentos assinados por meios eletrônicos, desde que respeitadas exigências de autenticidade, integridade e concordância das partes envolvidas.
- Medida Provisória 2.200-2/2001: instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), determinando que a assinatura digital feita via certificado ICP-Brasil tem plena validade jurídica.
- Decreto nº 10.543, de 2020: ampliou para a assinatura eletrônica avançada, que exige validação biográfica ou documental e pode admitir outros métodos além do certificado digital (conforme decreto).
- Código Civil, artigos 104 e 107: estabelece que negócios podem ser celebrados por qualquer meio (incluindo eletrônico), desde que atendam à legislação e deem segurança às partes.
Em linhas gerais, contratos assinados de modo digital ou eletrônico têm validade jurídica, exceto nas hipóteses em que a lei exigir formalidades específicas, como em certos registros imobiliários.
Por que tantas empresas já migraram para contratos digitais?
Aquela rotina de papelada interminável ficou restrita a poucos processos. Empresas, instituições públicas e profissionais liberais aderiram ao modelo digital, e não é só por moda. Veja alguns motivos que puxaram essa mudança:
- Rapidez: contratos são concluídos em minutos, não em dias.
- Economia: somente em 2021, a economia de R$ 50 milhões foi gerada por uso de assinatura digital gratuita (GOV.BR) só em eliminações de reconhecimento de firma ou custos cartorários.
- Segurança da informação: criptografia dos dados, trilhas de auditoria e proteção contra cópias não autorizadas.
- Rastreabilidade: todo histórico do documento (quem assinou, quando e de onde), o que facilita auditorias e eventuais disputas judiciais.
- Armazenamento inteligente: nada de perder papéis ou depender de arquivos físicos; tudo em nuvem e acessível.
A plataforma Contraktor, por exemplo, foi criada para centralizar todas essas etapas, do pedido de assinatura à organização documental, e garantir agilidade, colaboração entre equipes e controle de prazos.
Como garantir a validade jurídica ao firmar documentos online
Há alguns detalhes simples, mas que fazem a diferença para que um documento assinado digitalmente seja aceito sem questionamentos. Compartilho um breve roteiro, inspirado em práticas recomendadas pelas principais plataformas e guiado pelo que a legislação brasileira exige:
- Checagem do tipo de assinatura necessária: verifique se o contrato ou documento exige assinatura digital (com certificado ICP-Brasil) ou se pode aceitar assinatura eletrônica simples ou avançada (por meio da confirmação de identidade, código de acesso, autenticação em duplo fator, entre outros).
- Plataforma segura: escolha um ambiente que ofereça criptografia ponta a ponta, trilha de auditoria e opção de armazenar documentos em servidores protegidos.
- Identificação robusta: para documentos mais sensíveis, utilize métodos combinados, como validação documental, biometria facial e login autenticado.
- Conservação do documento: mantenha o arquivo digital em local confiável, com histórico de alterações e backups automáticos. Plataformas como a Contraktor oferecem armazenamento em nuvem e categorização inteligente.
Se você quiser entender ainda mais sobre as especificidades de cada tipo de assinatura, recomendo este conteúdo sobre assinar documento online com certificado digital.
Passo a passo para assinar contratos digitais
Um workflow eficiente deixa o processo simples, prático e seguro. O caminho, em geral, ocorre assim:
- Elaboração do documento: o contrato ou termo é produzido diretamente em uma plataforma de gestão, em PDF, Word ou texto.
- Envio para assinatura: o responsável indica os signatários, define a ordem de assinatura (caso queira validar sequencialmente) e dispara convites por e-mail ou SMS para autenticação do acesso.
- Autenticação dos assinantes: cada pessoa faz login e validação conforme o método combinado, senha, duplo fator, biometria ou uso do certificado digital.
- Assinatura: a assinatura digital é inserida, o documento ganha registro criptográfico e número de série ou hash único, garantindo a integridade.
- Armazenamento e compartilhamento: o contrato fica salvo em nuvem, com possibilidades de compartilhamento controlado, lembretes automáticos e até integração com sistemas de gestão ERP ou CRM.
A praticidade veio para ficar. Contratos digitais eliminam barreiras físicas e reduzem riscos.
Vantagens e recursos das soluções de assinatura digital
Assinar documentos pela internet não se resume a apertar ‘confirmar’. As plataformas modernas oferecem diferenciais que transformam a gestão de contratos em um aliado real do negócio, principalmente para equipes jurídicas, comerciais, RH e TI.
- Lembretes automáticos: O sistema pode avisar as partes sobre pendências de assinatura, prazos para renovação ou datas de expiração. Evita esquecimentos e acelera a formalização.
- Trilhas de auditoria: Cada ação é registrada: data, hora, local e usuário. Ajuda na prevenção de fraudes e dá respaldo legal em disputas.
- Autenticação reforçada: Além de senha, pode pedir reconhecimento facial, digital ou leitura de QR code.
- Integração com outros sistemas: Contraktor, por exemplo, permite integrar a gestão dos contratos com ERP, CRM e ferramentas de workflow, facilitando fluxo de trabalho para times de vendas, compras ou jurídico.
Esses recursos, aliados à conformidade com as exigências brasileiras, fazem com que a empresa tenha em mãos tudo o que precisa para realizar assinaturas digitais seguras em qualquer lugar e em tempo real.
Proteção de dados e conformidade
A preocupação com a segurança não termina na assinatura. Plataformas confiáveis, como o Contraktor, seguem rigorosamente as diretrizes da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), utilizam criptografia forte nos arquivos, controles de acesso por perfil e mantêm trilhas de auditoria detalhadas.
Além disso, existe a garantia da reversibilidade do processo: as informações são armazenadas de modo que só pessoas autorizadas vejam os contratos e, quando necessário, os registros podem ser recuperados ou restaurados. Isso protege contra perda de informações, vazamento de dados e acesso não autorizado.
A confiança não está só na assinatura, mas em todo o caminho em que o documento trafega.
Transformação digital e impacto para empresas
A digitalização dos contratos já mudou a maneira de fazer negócios. Empresas ganham agilidade, economizam recursos e aumentam a satisfação de clientes e parceiros. Importante lembrar que a integração entre esferas de governo e empresas acelerou a digitalização e a oferta de serviços inovadores, conforme aponta o próprio governo digital brasileiro.
A Rede Nacional de Governo Digital estimula a colaboração constante e impulsiona o avanço de boas práticas para toda a sociedade (veja mais sobre a rede digital).
Quer saber ainda mais detalhes sobre validade jurídica? Veja o artigo sobre validação dos documentos digitais para empresas.
Conclusão
A assinatura digital e eletrônica chegaram para ficar e são, sem dúvida, as aliadas de quem busca rapidez, redução de custos e segurança na gestão de contratos. O segredo é utilizar uma plataforma preparada, que garanta autenticidade, permita integrações e ajude sua empresa a se adaptar às novas exigências legais.
Se a sua equipe ainda sente insegurança ao migrar para processos digitais, vale acompanhar também como funciona a validade da assinatura digital no Brasil, e experimentar na prática o que a Contraktor oferece em termos de confiabilidade e inovação em gestão digital de contratos.
Transforme o modo como sua empresa formaliza negócios: conheça a Contraktor e simplifique a gestão de contratos digitais hoje mesmo.
Perguntas frequentes
Como funciona a assinatura digital de documentos?
A assinatura digital utiliza tecnologias de criptografia e um certificado digital emitido por autoridade reconhecida para identificar quem assinou. O assinante acessa o documento em uma plataforma segura, autentica sua identidade (geralmente com senha, biometria ou certificado digital ICP-Brasil), e a assinatura é registrada eletronicamente. O documento recebe um selo de autenticidade, um código hash único, e todo o fluxo é auditado para comprovar origem e integridade.
É seguro assinar contrato digitalmente?
Sim. Assinar contratos pela internet é seguro quando feito por plataformas confiáveis, que adotam criptografia forte, autenticação em dois fatores, conferem os dados do signatário e mantêm trilha de auditoria detalhada. Além disso, o uso de certificados digitais impede alterações não autorizadas nos documentos, garantindo o valor legal do que foi pactuado.
Quais documentos posso assinar online?
Quase todo tipo de documento pode ser firmado de modo digital: contratos de prestação de serviço, propostas comerciais, aditivos, termos de confidencialidade, documentos de adesão, acordos trabalhistas, dentre outros. Só não é permitido para alguns tipos com exigência legal específica, como registros de imóveis e documentos que precisam obrigatoriamente de reconhecimento de firma físico.
Assinatura eletrônica tem validade jurídica?
Tem, sim! A legislação brasileira reconhece a assinatura eletrônica como legítima, desde que o método seja capaz de comprovar a identidade do assinante, a integridade dos dados e a concordância das partes envolvidas. Para documentos que exigem fé pública ou requisitos especiais, pode ser necessária a assinatura digital com certificado ICP-Brasil.
Preciso de certificado digital para assinar?
Depende do tipo de documento e do grau de exigência legal. Muitas assinaturas eletrônicas são válidas sem certificado, desde que a identidade das partes seja comprovada por outros métodos. No entanto, para documentos societários, fiscais ou alguns contratos jurídicos, o certificado digital ICP-Brasil é solicitado para garantir autenticidade máxima.
