Assinatura eletrônica deixou de ser tendência para virar rotina no Brasil. Em 2024, o Ministério da Gestão e da Inovação informou que a Assinatura Eletrônica GOV.BR foi usada mais de 70 milhões de vezes, alta de mais de 100% em relação ao ano anterior. Mas, mesmo com esse crescimento impressionante, dúvidas persistem. Afinal, o que pode ou não com assinatura digital? Tem validade? Preciso de certificado? Por onde começar?
Neste artigo, reuni as 11 dúvidas mais frequentes sobre o tema em 2025. Sim, muita coisa mudou, especialmente para quem procura agilidade, controle e segurança em processos corporativos, como os oferecidos na plataforma Contraktor. Vamos esclarecer os pontos e mostrar por que essa solução pode transformar o jeito como a sua empresa lida com documentos.
1. O que é afinal assinatura eletrônica?
Parece simples, mas confunde muita gente. Assinatura eletrônica é qualquer meio eletrônico que indique aceitação de um documento. Pode ser pelo e-mail, um clique em “aceito”, digitação de senha ou biometria, ou ainda via plataformas especializadas, como faz a Contraktor em sua gestão de contratos digitais.
Para não confundir, assinatura digital (com certificado ICP-Brasil) é um tipo específico e mais robusto, enquanto assinatura eletrônica engloba tudo isso e outras formas digitais. Há um artigo bem detalhado sobre essas diferenças, que ajudam a entender qual opção é melhor em cada caso.
2. Assinatura eletrônica tem validade jurídica?
Esse medo aparece muito. Mas sim: assinatura eletrônica tem validade jurídica desde que siga regras previstas na Lei nº 14.063/2020 e atenda os critérios do negócio. Se ainda restar alguma dúvida, vale conferir o texto sobre validade jurídica.
No dia a dia, plataformas sérias como a Contraktor registram logs de acesso, IP, data, hora, e criam um histórico auditável. Isso deixa os contratos protegidos e prontos para uso em eventuais problemas judiciais.
3. Preciso de certificado digital ICP-Brasil?
Não obrigatoriamente. O certificado ICP-Brasil é exigido quando há previsão legal, como para assinatura de notas fiscais eletrônicas. Mas, na maioria dos contratos comuns entre empresas, a assinatura eletrônica convencional já resolve. O importante é que a plataforma registre quem assinou, quando e como.
E é possível, sim, assinar sem certificado na maioria dos casos. Na dúvida sobre o seu tipo de documento, busque suporte de especialistas.
4. Meu contrato digital é aceito no processo judicial?
Sim, contratos firmados eletronicamente podem ser apresentados na justiça. O juiz avaliou a autenticidade e o contexto, analisando o chamado “conjunto probatório”.
A rastreabilidade é uma das maiores vantagens do digital.
Como tudo fica registrado, IP, e-mail, login, logs de acesso —, a prova normalmente é bem aceita. Isso é especialmente importante para empresas que gerenciam muitos contratos e precisam manter um histórico seguro, como na Contraktor.
5. Assinatura eletrônica é segura?
Bastante segura, se usada de acordo com boas práticas. O processo inclui autenticação de usuários, registro de informações (logs, IP, data e hora) e tecnologia de criptografia. Plataformas confiáveis aplicam essas camadas de segurança. Se quiser saber a fundo, recomendo ler sobre mitos e verdades da assinatura digital.
No entanto, como qualquer tecnologia, há pontos de atenção: nunca compartilhe senhas, ative duplo fator, e acompanhe as notificações do seu provedor de contratos digitais.
6. Quem pode usar assinatura eletrônica?
Tanto empresas quanto pessoas físicas podem se beneficiar. Segundo o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, já são mais de 10 milhões de assinaturas emitidas, e o setor de tecnologia lidera, com 28% dos documentos digitais autenticados.
Mas qualquer área que lida com contratos, autorizações, laudos, e até acordos familiares pode se beneficiar. É democrático: basta ter acesso à internet.
7. Como funciona a assinatura múltipla?
Assinatura múltipla é quando vários envolvidos precisam assinar. A ordem pode ser pré-definida: todos juntos, um de cada vez, ou como preferir. Plataformas como a Contraktor automatizam esse fluxo: cada pessoa recebe notificação, assina, e o documento caminha até completar todas as etapas. Nenhuma folha é perdida pelo caminho e tudo fica registrado.
8. Posso usar assinatura eletrônica para qualquer documento?
Não para todos. Documentos que exigem reconhecimento de firma por autenticidade, decisões judiciais específicas, ou registros públicos exigem assinatura com certificado ICP-Brasil ou procedimento presencial. Para contratos entre empresas, NDA, propostas, RH, financeiro, prestação de serviço, a assinatura eletrônica já resolve.
Leia sempre a exigência do seu tipo de operação antes de assinar.
9. Como garantir que um contrato assinado digitalmente não foi alterado?
Plataformas confiáveis aplicam mecanismos de integridade e criptografia, que impedem alterações após o fechamento do contrato. Na Contraktor, por exemplo, o arquivo final pode ser validado em qualquer tempo, apresentando carimbo de tempo e histórico completo das ações até o fechamento.
10. Como saber se a assinatura eletrônica é aceita pelo cliente ou fornecedor?
A aceitação cresce ano a ano. Segundo matéria no Valor Econômico, só o uso da assinatura digital GOV.BR subiu 130% em um ano. O que antes era incerteza virou padrão de mercado, especialmente após a pandemia e a digitalização forçada dos processos.
- Vale avisar: sempre alinhe previamente com clientes e parceiros sobre o uso da assinatura eletrônica.
- Inclua a explicação no contrato.
- Se necessário, envie um resumo do processo, muitas vezes, a resistência é só por falta de informação.
11. Posso auditar contratos assinados eletronicamente?
Sim, e esse é um dos diferenciais. Com tudo digitalizado, é fácil realizar buscas, resgatar históricos de assinatura, monitorar pendências e fazer auditorias internas e externas. Lembretes automáticos e trilha de atividades, presentes em soluções como a Contraktor, tornam esse controle possível por qualquer pessoa autorizada dentro da empresa.
Perguntas frequentes sobre assinatura eletrônica
O que é assinatura eletrônica?
Assinatura eletrônica é uma forma de indicar concordância com um documento usando meios digitais, como senha, biometria, clique em campos ou plataformas online. Ela pode ser simples, avançada ou qualificada, dependendo do nível de segurança exigido para a operação.
Como fazer uma assinatura eletrônica?
Você pode criar uma assinatura eletrônica ao aceitar termos, clicar para assinar via e-mail ou usar plataformas especializadas, como a Contraktor. O processo geralmente envolve cadastro, identificação do usuário e confirmação da intenção de assinar, podendo ou não exigir certificado digital.
Assinatura eletrônica é segura?
Sim, desde que a plataforma adote boas práticas de segurança como autenticação em dois fatores, logs de acesso, criptografia e carimbo de tempo. Empresas que priorizam segurança, como a Contraktor, reduzem riscos de fraudes e garantem integridade dos dados.
Quanto custa uma assinatura eletrônica?
O custo pode variar conforme a plataforma e o volume de documentos. Existem opções gratuitas para necessidades simples, mas empresas geralmente optam por planos personalizados que incluem recursos como automação, auditorias e controle de usuários, otimizado para as exigências do negócio.
Onde usar assinatura eletrônica?
Assinatura eletrônica funciona em contratos corporativos, RH, propostas, orçamentos, termos de consentimento, procurações simples e acordos. Para documentos que exigem fé pública ou registro em cartório, pode ser necessário o certificado digital ICP-Brasil.
Conclusão: o futuro é digital, e agora?
Em um cenário onde tempo e segurança valem ouro, a assinatura eletrônica aparece como aliada. Os números não mentem: uso cresce, aceitação judicial é ampla, e a digitalização já faz diferença no controle e na economia das empresas brasileiras. Se restou alguma dúvida, se sua organização ainda hesita em migrar para o digital, vale aprofundar o assunto em conteúdos como o guia completo da assinatura digital.
Caso queira dar o próximo passo, conhecer a Contraktor pode ser o início da virada na forma como sua empresa gerencia e assina todos os seus contratos. Fale com a gente e traga seu negócio para o século XXI de vez.
