Como continuar fechando negócios no home office? O que são documentos digitais? Como assinar um serviço à distância? Como fazer uma assinatura online?
Essas são algumas das (muitas) dúvidas que surgiram no mundo dos negócios em 2020. A crise causada pela pandemia do novo coronavírus fez com que profissionais e empresas dos mais variados setores fossem obrigados a se reinventar. Foi necessário repensar processos e entender como exercer as atividades à distância e, com isso, muitas empresas se viram obrigadas a aderir à digitalização. Houveram muitas mudanças nas operações de negócios, principalmente na gestão de documentos, contratos e acordos.
De antemão, segundo dados de uma pesquisa da consultoria McKinsey & Company, para 92% dos líderes corporativos entrevistados, o modelo de negócio que estavam seguindo antes da pandemia, nas organizações em que trabalham, não sobreviveria à chegada das novas tecnologias, caso não se adaptassem. Enfim, a transformação digital chegou com mais força no período da pandemia, mas acabou sendo uma ação importante para o futuro das empresas.
Pensando nos desafios do fechamento de negócios à distância, vamos abordar alguns assuntos neste artigo:
- O que são documentos digitais?
- O que é gestão de documentos digitais e contratos?
- O que é e como fazer assinatura online?
O que são documentos digitais?
Os documentos digitais, tecnicamente, são documentos que já “nascem” no meio digital. Isso significa que o documento (seja ele um contrato, termo, certificação ou qualquer outro) é criado em ambiente eletrônico, possuindo autenticidade e validade jurídica, seguindo as normas da Medida Provisória nº 2.200-2/2001. A assinatura online, feita eletronicamente neste tipo de documento através de plataformas de assinatura, também garante teor jurídico válido.
Mas não se engane, os documentos digitais não são a mesma coisa que documentos digitalizados. Os digitalizados são, literalmente, a digitalização de um material impresso (ou seja, uma fotocópia – sua origem é no formato físico); portanto, não possuem autenticidade no ambiente digital ou validade jurídica.
Você sabia que é possível fazer uma gestão básica dos seus documentos digitais com a ajuda de uma plataforma como a Contraktorsign? Mas antes de falarmos sobre nossas soluções, vamos te explicar o que é a gestão digital de documentos e contratos.
O que é gestão de documentos digitais?
A gestão digital de documentos, contratos, acordos, termos (ou qualquer outro documento) é o manuseio e gerenciamento destes arquivos feito totalmente em ambiente virtual. Ou seja, é a migração e criação de todos os documentos físicos no meio digital; e isso tem tudo a ver com assinatura online e o fechamento de negócios à distância.
Vamos a um exemplo prático: com a pandemia, milhares de empresas tiveram que se adaptar ao home office. Então, perceberam a necessidade da digitalização, até mesmo para o setor de recursos humanos: como contratar novos profissionais ou como rescindir contratos com fornecedores à distância? Simples: com uma plataforma de assinatura digital e gestão básica de contratos, é possível fazer tudo isso funcionar normalmente, precisando apenas de alguns cliques. Assim, a coleta da assinatura online dos assinantes se torna um processo muito mais rápido e fácil.
O que é e como fazer assinatura online?
O termo “assinatura online” abrange os diversos tipos de assinaturas feitas em ambiente virtual. Podemos dividi-las em três tipos: assinatura digital, eletrônica e híbrida.
A assinatura digital é gerada a partir do uso do Certificado Digital (ICP-Brasil) e tem o mesmo valor jurídico da assinatura manuscrita com reconhecimento de firma em cartório, garantido pela legislação brasileira. Para utilizá-la é preciso subir o documento em um portal de assinaturas e usar um Certificado e-CPF ou e-CNPJ.
Assinatura eletrônica: a autoria desta assinatura ocorre de forma eletrônica, por meio da coleta de informações como: e-mail do signatário, CPF e IP do dispositivo utilizado para realizar a assinatura. A assinatura eletrônica é um termo para um grupo de tecnologias de validação por meio eletrônico, e a assinatura digital faz parte desse grupo.
A assinatura híbrida quebrou as barreiras entre assinatura digital e assinatura eletrônica, possibilitando que signatários sem certificado digital celebrem o mesmo contrato com aqueles que possuem esse documento. Leia mais sobre assinatura híbrida aqui.
Sobre como fazer uma assinatura online, muita gente acha que, para autenticar e assinar um documento eletrônico, é preciso inserir uma rubrica no documento, mas isso é mito. As assinaturas manuais e as rubricas devem ser utilizadas apenas em documentos impressos.
Em negócios online, você precisará de uma assinatura eletrônica ou digital, pois são essas ferramentas que garantem a autoria e integridade dos documentos digitais.
Além disso, outro fator que garante a inviolabilidade do documento assinado eletronicamente é o código hash, que consta em todas as páginas do documento, tornando-se como uma “rubrica” digital que garante a autenticidade e integridade do documento.
Para assinar documentos online gratuitamente, você pode utilizar o assinaturagratis.com. Mas caso você precise de uma plataforma mais robusta, que possibilite o monitoramento das suas assinaturas, não deixe de conhecer a Contraktorsign!
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