Assinatura digital: com certeza você já ouviu falar sobre essa tecnologia. Muita gente acha que migrar as assinaturas de contratos para o meio digital é algo complicado, mas com este guia completo, você verá que é mais fácil do que imagina!
Antes de mais nada, é importante que você entenda o contexto em que vivemos. Nossos hábitos mudaram: estamos falando da transformação digital e sobre como os avanços tecnológicos já fazem parte das nossas vidas. E a assinatura digital está inserida nisso.
Hoje, quanto mais digitalizados e automáticos forem os processos, melhor. Quanto mais benefícios um software pode oferecer a uma empresa, mais rápido ele deverá ser implementado. E quanto mais o tempo é otimizado no trabalho, mais produtividade você terá. Assim como diz o manifesto da Contraktor: o tempo é a moeda mais valiosa do mundo… Por fim, saiba que a assinatura online é uma tecnologia que preenche todos estes pontos (e muitos outros)!
Pensando nisso, separamos alguns conteúdos importantes para você neste artigo. Aqui, você verá os seguintes tópicos:
- O que é e para que serve a assinatura digital
- Validade jurídica e legislações sobre esta tecnologia
- Assinatura digital e assinatura eletrônica: quais as diferenças?
- Benefícios e como fazer a assinatura digital
Vamos lá!
O que é assinatura digital?
Resumidamente, a assinatura digital é a melhor forma de assinar documentos na internet. Com essa tecnologia, você consegue assinar um documento e, também, enviá-lo para os outros assinantes em poucos cliques. Este tipo de assinatura é, hoje, a maneira mais segura e eficiente de assinar contratos online.
Em geral, a assinatura virtual tem como objetivo conferir a autoria e a integridade de um documento eletrônico. Todo o processo é feito eletronicamente, com o uso da internet e um dispositivo (computador, celular, tablet, etc), podendo ser aplicada em qualquer documento que necessite de uma assinatura. Ela possui a mesma finalidade e validade de uma assinatura feita com papel e caneta.
Para garantir a autenticidade do processo, todas as etapas são protegidas com protocolos de alta segurança, como a criptografia por meio de hash, por exemplo. Você vai aprender sobre isso nos próximos tópicos que vamos abordar.
Para que serve a assinatura digital?
De forma bem direta, ela serve para assinar documentos no meio digital, sendo a melhor e mais segura escolha para quem precisa fazer todo este processo pela internet.
Além do seu objetivo óbvio (assinar documentos e contratos), a assinatura também serve para outras finalidades, como para fazer login em sistemas governamentais para o cumprimento de deveres perante o Poder Público.
A assinatura com o uso do certificado digital também pode ser utilizada para:
- Participar de leilões online da Receita Federal;
- Emitir documentos de arrecadação do Simples Nacional;
- Fazer cadastro no Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI);
- Assinar documentos de maneira digital, como contratos empresariais por exemplo;
- Acessar o Cadastro Nacional de Entidades Sindicais (CNES), o e-CAC, o eSocial e outros sistemas governamentais.
Estes são alguns exemplos de como este tipo de assinatura pode ser utilizada no mundo virtual.
Veja também: Todas as assinaturas precisam de certificado digital?
Validade jurídica e legislações sobre a assinatura digital
Sim, a assinatura digital possui validade jurídica! Isso significa que os documentos assinados digitalmente são válidos juridicamente, ou seja, possuem autoria, autenticidade e integridade perante a lei.
Para embasar essas afirmações, temos algumas legislações que dizem respeito à assinatura digital de documentos. São elas:
Medida Provisória 2.200-2/2001
A assinatura digital foi o primeiro tipo de assinatura a ser regulamentada, a partir desta MP. Pois é, essa tecnologia já é regularizada desde 2001! Nesta Medida, ficou instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.
Esta é uma das leis mais recentes que diz respeito às assinaturas eletrônicas. Nela, dispõe-se sobre o uso de assinaturas digitais em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos, com o objetivo de proteger as informações pessoais e sensíveis dos cidadãos. Basicamente, esta lei ampliou o uso das assinaturas eletrônicas em documentos públicos, aumentando a gama de documentos que podem ser validados digitalmente, sem perder a validade jurídica.
Além disso, a Lei 14.063 categorizou as assinaturas em três tipos: simples, avançada e qualificada. Para saber mais sobre estes tipos de assinaturas, clique aqui.
Assinatura digital e assinatura eletrônica: quais as diferenças?
Apesar de parecerem ser a mesma coisa, a assinatura eletrônica e a digital possuem, sim, as suas diferenças.
Podemos definir a eletrônica como qualquer forma de autenticação que utilize meios eletrônicos para tornar-se válida. Os dados que conferem validade à assinatura eletrônica são aqueles registrados pelo dispositivo e pela plataforma de assinatura de contratos digitais, que podem ser:
- E-mail do assinante;
- Data e hora da assinatura;
- Geolocalização;
- IP da máquina utilizada;
- Hash de segurança;
- Entre outros.
Estima-se que a assinatura eletrônica possa ser utilizada em 95% das transações nacionais, sendo a solução mais comum para assinar documentos online.
Já a digital necessita de outro método para tornar-se válida: o certificado digital no padrão ICP-Brasil. O assinante deve possuir este certificado, que nada mais é do que um documento, geralmente em forma de cartão ou pendrive, considerado como uma identidade legal que guarda informações pessoais. Este tipo de assinatura é usada para casos mais específicos e, além disso, é a única que substitui o reconhecimento de firma realizado em cartório.
Benefícios da assinatura digital
Agora que você já entendeu diversos aspectos sobre esta tecnologia, chegou a hora de conferir os principais benefícios da assinatura digital. Ela pode oferecer vantagens para a sua rotina, para a sua empresa e até mesmo para o meio ambiente. Acompanhe!
Segurança
Um dos principais benefícios é a questão da seguridade. Ao contrário do que muitos podem pensar, o processo virtual é, sim, seguro. Os sistemas possuem diversos protocolos de alto nível e complexidade, o que evita possíveis fraudes e vazamento de dados. Alguns dos métodos de segurança da assinatura digital consistem em:
- Criptografia por meio de hash
- Carimbo de data e hora
- Validação do certificado digital
- Dados dos participantes (e-mail, CPF, etc)
- IP do dispositivo
- Login e senha
Com todas estas técnicas, a assinatura digital é considerada a melhor solução para assinar documentos de forma eletrônica e com total segurança.
Leia também: 10 motivos para começar a utilizar assinatura eletrônica agora
Sustentabilidade
Uma vez que todo o processo se torna digital, então a sustentabilidade é uma consequência. Ao aderir à assinatura online, você e a sua empresa deixam de consumir papel de forma desnecessária, o que ajuda a preservar o meio ambiente. Para produzir papel, além de árvores, a fabricação requer muita água. Mais de três litros são usados para uma única folha. Ao eliminar o papel, conservamos um dos nossos bens mais preciosos: a água.
Redução de custos
Temos certeza que reduzir custos é um dos objetivos da sua empresa. Afinal, quanto mais economia, mais chance de obter lucros. Ao deixar de lado os processos tradicionais de assinatura de documentos, você consegue economizar em diversos sentidos: no uso de papel, na impressão e cópia destes documentos, no transporte destes contratos e nas idas ao cartório, por exemplo.
Ao migrar estas etapas para o digital, você poderá gerenciar todo o seu fluxo de contratos com apenas alguns cliques, otimizando também o seu tempo. Inclusive, estima-se que uma gestão de documentos ineficiente pode comprometer até 10% da receita de uma empresa!
Agilidade
Outro benefício da assinatura digital muito evidente é a agilidade nos processos. No fluxo tradicional, com papel e caneta, estima-se que contratos levem até 30 dias para entrarem em vigência. No digital, este tempo diminui para aproximadamente 7 dias.
Porém, todas as etapas podem ser concluídas em poucos cliques e um contrato pode entrar em vigência em apenas algumas horas, dependendo da velocidade dos participantes em assinarem o documento. Neste sentido, todas as suas negociações ganham muito mais agilidade e você consegue fechar acordos rapidamente.
Veja também: LGPD: entenda o que é, e como implantar no seu negócio
Como fazer assinatura digital?
Por fim, como fazer assinatura digital na prática? Será que é simples mesmo?
Estamos aqui para provar que sim! Existem inúmeras plataformas de assinatura eletrônica no mercado, e uma delas é a Assinatura Grátis. A maior vantagem dessa ferramenta é ser gratuita, e você também pode testar os planos mais completos da CKsign gratuitamente por 7 dias!
A Assinatura Grátis permite que você assine e envie os seus documentos para assinatura de forma 100% digital, possuindo validade jurídica, sendo protegida por criptografia e todos os documentos são assinados com segurança e autenticação.
Ao acessar a ferramenta, você poderá enviar um documento para assinatura em poucos cliques. Clique aqui e acesse já!
A CKsign – Plataforma de assinatura digital
A CKsign é uma plataforma de assinatura digital ilimitada, que tem como propósito a desburocratização do seu negócio.
Com ela, é possível enviar contratos para assinatura em poucos cliques, com segurança e validade jurídica! Além da assinatura digital, a CKsign também possui planos que possibilitam o monitoramento dos seus contratos, a partir de R$26,90 por mês. Além disso, também possui um plano gratuito, que pode ser ativado após o teste grátis da plataforma.
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